La organización de reuniones y eventos se ha visto transformada profundamente en los últimos años, debido a múltiples razones, tanto económicas, tecnológicas, como de nuevos hábitos de consumo y de viaje.

Por su importancia, vamos a analizar hoy algunas de las principales tendencias relacionadas con la tecnología y su reflejo en la industria de reuniones

La revolución tecnológica ha puesto en jaque a la industria, ya que ha facilitado las comunicaciones y el surgimiento de nuevos formatos de reuniones y presentaciones virtuales. Pero la tecnología también supone una oportunidad para poder mejorar los eventos, generar nuevas vías de ingresos y tener más participación de los asistentes.

La tecnología por un lado ha permitido:

  • Nuevas y espectaculares formas de trasmitir y presentar contenidos.
  • Nuevas formas de animar y tematizar espacios y actos sociales
  • El desarrollo de software específico para la gestión de reuniones y eventos
  • La presencia virtual de expositores y ponentes.
  • Y la creación de aplicaciones móviles (apps) como canal de comunicación directo con los asistentes.

apple-apps-hand-3510-825x340Por otro lado, el crecimiento de los dispositivos móviles ha hecho que los organizadores de reuniones tengan que adaptar su comunicación y la relación con los participantes a dichas reuniones.

Hasta hace poco se veían las tecnologías como una vía para enviar mensajes y anuncios a los asistentes. Ahora se requiere tener interactividad con ellos en tiempo real. Los nuevos usuarios demandan comunicación bidireccional  y más servicios que puedan gestionar directamente desde sus dispositivos móviles. Y quieren esa comunicación con los proveedores turísticos en todas las etapas del viaje: antes, durante y después de la reunión o evento.

En los próximos años, veremos un gran crecimiento en la tecnología aplicada a la comunicación en tiempo real. El objetivo es involucrar a los asistentes y que los eventos se hagan cada vez más interactivos y participativos. Los asistentes quieren ser protagonistas y no meros espectadores.

Todo ello, nos lleva a tener que valorar la importancia de las conexiones a internet, para el correcto desarrollo de congresos, convenciones y otros eventos.

Los asistentes a congresos y reuniones corporativas llevan una media de 3 dispositivos móviles (teléfonos inteligentes, tablets y ordenadores portátiles). Para estos turistas de reuniones, es fundamental estar conectado en todo momento. Sus necesidades son:

  • Estar conectado con su trabajo o actividad profesional
  • Y estar conectado con familiares y amigos
  • Interactuar con la propia reunión o evento

Por todo ello, reuniones y eventos demandan conexión wifi de buena calidad, que debe ser  muy rápida, a un precio competitivo y con un buen sistema de seguridad, que evite el robo de datos personales o suplantación de identidad.

La tecnología también ha permitido el crecimiento de los eventos híbridos (que combinan una parte presencial de la reunión con otra virtual en internet) y el nacimiento de eventos 100% digitales (donde no hay un encuentro físico entre los participantes, que están conectados solo a través de espacios virtuales).

Los eventos híbridos tienen una serie de ventajas:

  • Permiten tener un feedback en tiempo real de los participantes, recopilando información relevante que permita tomar decisiones estratégicas durante el desarrollo del propio evento.
  • Generan menos costes para los organizadores
  • Alcanzan audiencias mayores
  • Están enlazados de forma natural con las redes sociales
  • La vida del evento puede ser mayor que los eventos presenciales
  • Es más fácil hacer seguimiento a los participantes
  • Son más amigables para las nuevas generaciones
  • Y generan un nuevo canal de ingresos para los organizadores

Otra tendencia es que muchos organizadores están creando su propio canal de comunicación directo con los participantes, a través del desarrollo de aplicaciones móviles (Apps) específicas para la reunión o el evento.

Estas apps permiten adaptar los eventos al perfil de los asistentes y personalizar su experiencia. Los participantes pueden gestionar ciertos servicios como:

  • Conocer el programa en detalle
  • Registrarse en ciertas ponencias y sesiones
  • Confirmar asistencia a eventos sociales y de networking
  • Votar y valorar todos los contenidos y conferencias
  • Y organizar reuniones con otros asistentes

Y por otra parte, permite al organizador:

  • Ofrecer itinerarios y servicios a la llegada al destino
  • Usar geo posicionamiento para ubicar salas de reuniones y zona comercial
  • Enviar información de patrocinadores y expositores a los asistentes
  • Y recibir feedback y votaciones en tiempo real
  •  Mandar invitaciones personalizadas

Uno de los grandes fenómenos que va a transformar la industria es el Big Data. ¿Pero que significa el Bid Data? En resumen y aplicado a las reuniones, consiste en la recogida, cruce y análisis de información profesional y personal de los asistentes a una reunión, que permita poder personalizar los servicios y mejorar su experiencia.

El análisis de toda esta información puede generar un perfil de comportamiento y de hábitos de consumo de los asistentes, que puede ser muy útil para:

  • conocer mejor a tu cliente
  • personalizar su experiencia
  • aumentar su satisfacción
  • y generar más ingresos

Por otro lado, la revolución digital ha permitido poder recolectar gran cantidad de información personal de nuestros clientes en Internet (perfiles en redes sociales, blogs o pertenencia a comunidades virtuales) y en otras fuentes (como uso de tarjetas de crédito, uso de dispositivos móviles, datos de geolocalización aportados por la propia App del evento o de otras aplicaciones del destino).

Por todo ello, en el futuro, los departamentos de marketing se tienen que volver departamentos de análisis de información. Es la vía más rápida para mejorar la experiencia de los clientes y para poder generar más dinero.

El internet de las cosas y el Big Data van a transformar las ciudades del futuro, ofreciendo a ciudadanos y turistas, mejores servicios e información, adaptados a sus gustos y necesidades. Es lo que se viene denominando las Smart Cities y las Smart Destinations.

Otra de las tendencias tecnológicas es el uso de software de gestión de reuniones, lo que se denomina SMM (del inglés Strategic Meeting Management) que permite coordinar todas las necesidades y la logística de una reunión o evento.

La tecnología también ha permitido implementar políticas de eficiencia energética y de control de emisiones de CO2, que  permitan desarrollar el evento de la forma más sostenible posible.

La otra gran revolución será la llegada de la robótica al turismo. En el futuro cercano, los robots llegaran a los eventos para ofrecer servicios como limpieza, seguridad o asistencia a personas con discapacidad (llevándolas de un lugar a otro). También se empiezan a ver robots en algunos hoteles para trasladar cosas a las habitaciones y en el futuro serán los que acrediten a la llegada a los eventos.

El componente humano

A pesar de todos estos avances tecnológicos y el crecimiento de las reuniones híbridas y 100% digitales, las reuniones tal y como las conocemos hoy en día, van a seguir existiendo Los seres humanos somos criaturas sociables y las relaciones interpersonales son muy importantes para la generación de conocimiento y de oportunidades comerciales.

Por tanto, todo este enfoque en la tecnología no nos puede hacer olvidar a las personas. Hay que hacer un balance entre la alta tecnología y el alto “contacto”. No se puede perder la parte social, que es muy importante en las reuniones.

Articulo escrito por Raúl García López

Director de Aprende de Turismo, la plataforma de capacitación online sobre turismo, dirigida a profesionales del sector turístico.

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