Si quieres realizar reuniones efectivas en tu empresa, lee con atención los siguientes pasos.

1. Piensa si la reunión es realmente necesaria, además de quién debe asistir de manera imprescindible. Para saber si la junta podía evitarse, define sus objetivos de forma clara y exacta y evalúa si puede esperar.

2. Envía la convocatoria con el orden del día de manera documentada. Fija la hora de comienzo y terminación. Es necesario que todos los asistentes conozcan los temas que van a tratarse.
3. Trata de que todos los participantes prepararen adecuadamente la reunión antes de su comienzo. Esto lo conseguirás enviando la convocatoria, tal y como te hemos comunicado en el paso anterior.
4. Sé puntual. Comienza a la hora prevista. Ten en cuenta, además, que la asamblea debe durar menos de una hora y media para no producir cansancio.
5. El convocante o quién éste designe actuará como moderador y líder de la reunión. Éste debe marcar unas pautas claras a la hora de tratar los temas de la junta, es recomendable evitar la «vía libre» para no crear dispersión entre los asistentes.
6. Evitad todo tipo de interrupciones. Deja advertido de antemano: Fuera móviles, teléfonos,…
7. No trates temas ajenos al orden del día.
8. Respeta las intervenciones de los demás. Practica la escucha activa y sé concreto. Por lo tanto, evita a toda costa las polémicas absurdas o los temas de tipo personal.
9. Haz acta de la reunión y envíala entre las 24-48 h siguientes, a no ser que se acuerde lo contrario. En ésta tienes que escribir las conclusiones que han quedado claras en la sesión. Esto incentivará a los trabajadores, que darán a las reuniones un estatus e importancia relevantes.

Fuente: Borja Lopez

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