El Business Intelligence (BI), o inteligencia empresarial, es un concepto que las empresas tienen cada vez más en cuenta en su gestión de procesos. Consiste en administrar y conseguir información de calidad a las personas responsables de la toma de decisiones en la compañía, para lograr ventajas competitivas gracias a esos datos y al conocimiento que generan. Este concepto también es aplicable a la gestión de eventos corporativos. Te explicamos cómo aumentar la eficiencia de su gestión gracias al BI.

 

En el ámbito empresarial, como en cualquier otro, el conocimiento es poder. Pero un primer punto fundamental a tener en cuenta para poder aplicar técnicas de Business Intelligence sobre los gastos de eventos corporativos es la calidad de los datos. Nos referimos a ser capaz de analizar los gastos de forma que permitan responder a las preguntas que la empresa se plantea. Es lo que en inglés se conoce como actionable data, o lo que es lo mismo, datos sobre los que se pueda actuar para decidir tomar un curso de acción.

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En la gestión de los gastos de eventos de empresa a menudo se carece de información suficiente para ponerlos en contexto. Esto es porque está enfocado como un proceso puramente operativo, sin tener en cuenta otros factores.

 

Sin embargo, es interesante ir más allá y enfocar este proceso con una óptica más profunda. Recoger más información de cada gasto hará posible detectar oportunidades de mejora y ahorro para la gestión de eventos corporativos. Los datos pueden obtenerse de dos fuentes fundamentales: el contexto del gasto y el justificante del mismo. Para eso existen muchas herramientas hoy en día que permiten recopilar esta información, para que se pueda dar una generación de conocimiento que mejore el proceso de toma de decisiones.

 

¿Cómo se procede a transformar la información en una mejoría de las decisiones de la empresa respecto a los eventos corporativos?

 

Pongamos por ejemplo la organización de una jornada técnica sobre un sector en particular. El proceso tiene que constar de varias fases. En primer lugar se tiene que definir los objetivos. Éstos tienen que ser:

  • Concretos. Por ejemplo, “conseguir 15 nuevos contactos comerciales de calidad”, y no solamente “conseguir contactos comerciales”
  • Exhaustivos. Siguiendo el ejemplo anterior, ¿qué se entiende por contacto de calidad?, ¿qué información necesitamos de cada contactos?
  • Realistas. ¿Realmente es posible conseguir estos 15 nuevos contactos, o es una cifra inalcanzable?
  • Cuantificables. Tiene que ser un objetivo medible, para poder hacer un seguimiento de su persecución.

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Con los objetivos correctamente definidos, procederemos a formar equipos de trabajo, con los profesionales adecuados, que sean expertos en los departamentos o áreas a mejorar. Siguiendo el ejemplo, el equipo que se encargue de la logística que la jornada técnica tendrá que analizar si el lugar elegido para el evento es adecuado, ni demasiado grande ni demasiado pequeño, si las instalaciones cubren sus necesidades, si tienen que contratar servicios adicionales como catering o alquiler de equipos de sonido, etc. Para todo esto, el equipo se apoyará en los objetivos definidos, pero también en los datos recabados, por ejemplo sobre otros eventos organizados anteriormente, sobre las necesidades o limitaciones de la empresa, sobre los asistentes, etc.

Así, se habrá transformado los datos en información de calidad, que permita tomar las decisiones correctas para optimizar la organización del evento. Las propuestas tienen que seguir un proceso de validación, pero también de seguimiento. Como hemos comentado anteriormente, si no se puede analizar el resultado de poco habrá servido todo este proceso de inteligencia empresarial, puesto que no sabremos el alcance de las mejoras producidas. Además, estos datos se podrán incorporar en otros procesos de inteligencia empresarial, como la organización de futuros eventos.

 

En cuanto a los viajes corporativos, inherentes a la organización de eventos corporativos, puedes consultar este informe gratuito realizado por Captio, sobre los ejes analíticos más frecuentes en el ámbito de los gastos de viajes de empresa, donde se detallan los principales errores que se pueden cometer en la gestión de gastos en relación a Business Intelligence, y cómo evitar y solucionar estos errores.

Myriam Zanatta (Content Strategist de Captio)

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