Los eventos de empresa, sean del tipo que sean, implican una gran cantidad de gastos de todo tipo. Por esto, una gestión eficiente de estos gastos puede suponer un ahorro considerable para las empresas. A continuación te presentamos algunas de las claves para lograr una mejor gestión de los gastos de eventos de empresa:

Definir exhaustivamente el evento

Antes de ponerse manos a la obra con la organización de la reunión, conferencia, jornada o evento corporativo del tipo que sea, es importante no tener demasiadas prisas y dedicar el tiempo suficiente a la planificación. Para ello se tendrá en cuenta múltiples factores: el tipo de evento, la duración, la fecha, la gente que tiene que asistir, el material o mobiliario necesario, si hará falta algún proveedor externo como un catering o un servicio de transporte… Todo para que sea lo más detallado y concreto posible. Esto nos servirá para tener una idea mucho más clara de las necesidades del evento, para no tener gastos de última hora o sobrecostes.

La elección de las instalaciones y los proveedores

Si se tiene claro cómo tiene que ser el evento, entonces se dispondrá de una lista de criterios o características que tenga que tener el espacio donde queremos realizar el evento. Necesidad de aparcamiento o no, o bien cercanía al transporte público, capacidad máxima y mínima, disponibilidad de WIFI, equipo de audio, proyectores y pantallas y otro tipo de requisitos técnicos, mobiliario… Este es quizás una de las claves más importantes para conseguir ahorrar sin perder calidad. Lo mismo se puede aplicar a los demás proveedores. Una elección concienzuda de los proveedores necesarios para el evento puede suponer un gran ahorro sin tener que renunciar a la calidad.

Nada de última hora

Normalmente, si empezamos a preparar el evento con suficiente antelación tendremos más instalaciones y proveedores disponibles puesto que estarán aún libres. Además así tendremos más tiempo para buscar y comparar precios, incluso para aprovechar las fluctuaciones de precios que se puedan dar o encontrar ofertas. Además, esto también te permitirá decidir mejor la fecha. Si tu evento corporativo coincide con fechas señaladas o con otros grandes eventos que se den en tu ciudad, ya sean deportivos, culturales o también corporativos, puedes tener problemas para encontrar los servicios y las instalaciones que necesites, y lo que puedas encontrar tendrá un precio considerablemente más elevado de lo habitual.

No olvidar los gastos de viaje

Siempre suelen haber gastos asociados a la celebración de eventos, que no son del evento en sí pero están íntimamente relacionados. Los más habituales suelen ser los gastos de viaje, como el desplazamiento, ya sea con tren, taxi, coche propio o de alquiler, etc., o el alojamiento. Si lo tenemos en cuenta en la planificación, también podemos buscar mejores opciones tanto por precio como por calidad. Para saber más sobre la gestión eficiente de los gastos de viaje, descarga esta guía gratuita realizada por Captio.

Tener en cuenta el ROI

Los eventos suponen un gasto, pero también aportan beneficios, ya sea de forma directa (nuevos clientes, nuevos contactos…) o indirecta (publicidad, visibilidad de la marca…). Y como dice una famosa cita de origen incierto, “lo que no se mide no se puede gestionar”. Por eso es importante calcular no solamente el coste del evento, sino también el retorno que ha supuesto para la empresa. Eso será de gran ayuda en la gestión y organización de futuros eventos, para calibrar y valorar si se tiene que destinar más presupuesto o menos al evento en general, a alguna partida en particular, cambiar o mejorar la forma de organización, recurrir a los mismos proveedores o a alguno nuevo, etc.

People at the conference

Myriam Zanatta (Content Strategist de Captio)

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