Tendencias tecnológicas que transforman el turismo de reuniones

Posted by on Jun 15, 2015 in Formativa | 0 comments

La organización de reuniones y eventos se ha visto transformada profundamente en los últimos años, debido a múltiples razones, tanto económicas, tecnológicas, como de nuevos hábitos de consumo y de viaje.

Por su importancia, vamos a analizar hoy algunas de las principales tendencias relacionadas con la tecnología y su reflejo en la industria de reuniones

La revolución tecnológica ha puesto en jaque a la industria, ya que ha facilitado las comunicaciones y el surgimiento de nuevos formatos de reuniones y presentaciones virtuales. Pero la tecnología también supone una oportunidad para poder mejorar los eventos, generar nuevas vías de ingresos y tener más participación de los asistentes.

La tecnología por un lado ha permitido:

  • Nuevas y espectaculares formas de trasmitir y presentar contenidos.
  • Nuevas formas de animar y tematizar espacios y actos sociales
  • El desarrollo de software específico para la gestión de reuniones y eventos
  • La presencia virtual de expositores y ponentes.
  • Y la creación de aplicaciones móviles (apps) como canal de comunicación directo con los asistentes.

apple-apps-hand-3510-825x340Por otro lado, el crecimiento de los dispositivos móviles ha hecho que los organizadores de reuniones tengan que adaptar su comunicación y la relación con los participantes a dichas reuniones.

Hasta hace poco se veían las tecnologías como una vía para enviar mensajes y anuncios a los asistentes. Ahora se requiere tener interactividad con ellos en tiempo real. Los nuevos usuarios demandan comunicación bidireccional  y más servicios que puedan gestionar directamente desde sus dispositivos móviles. Y quieren esa comunicación con los proveedores turísticos en todas las etapas del viaje: antes, durante y después de la reunión o evento.

En los próximos años, veremos un gran crecimiento en la tecnología aplicada a la comunicación en tiempo real. El objetivo es involucrar a los asistentes y que los eventos se hagan cada vez más interactivos y participativos. Los asistentes quieren ser protagonistas y no meros espectadores.

Todo ello, nos lleva a tener que valorar la importancia de las conexiones a internet, para el correcto desarrollo de congresos, convenciones y otros eventos.

Los asistentes a congresos y reuniones corporativas llevan una media de 3 dispositivos móviles (teléfonos inteligentes, tablets y ordenadores portátiles). Para estos turistas de reuniones, es fundamental estar conectado en todo momento. Sus necesidades son:

  • Estar conectado con su trabajo o actividad profesional
  • Y estar conectado con familiares y amigos
  • Interactuar con la propia reunión o evento

Por todo ello, reuniones y eventos demandan conexión wifi de buena calidad, que debe ser  muy rápida, a un precio competitivo y con un buen sistema de seguridad, que evite el robo de datos personales o suplantación de identidad.

La tecnología también ha permitido el crecimiento de los eventos híbridos (que combinan una parte presencial de la reunión con otra virtual en internet) y el nacimiento de eventos 100% digitales (donde no hay un encuentro físico entre los participantes, que están conectados solo a través de espacios virtuales).

Los eventos híbridos tienen una serie de ventajas:

  • Permiten tener un feedback en tiempo real de los participantes, recopilando información relevante que permita tomar decisiones estratégicas durante el desarrollo del propio evento.
  • Generan menos costes para los organizadores
  • Alcanzan audiencias mayores
  • Están enlazados de forma natural con las redes sociales
  • La vida del evento puede ser mayor que los eventos presenciales
  • Es más fácil hacer seguimiento a los participantes
  • Son más amigables para las nuevas generaciones
  • Y generan un nuevo canal de ingresos para los organizadores

Otra tendencia es que muchos organizadores están creando su propio canal de comunicación directo con los participantes, a través del desarrollo de aplicaciones móviles (Apps) específicas para la reunión o el evento.

Estas apps permiten adaptar los eventos al perfil de los asistentes y personalizar su experiencia. Los participantes pueden gestionar ciertos servicios como:

  • Conocer el programa en detalle
  • Registrarse en ciertas ponencias y sesiones
  • Confirmar asistencia a eventos sociales y de networking
  • Votar y valorar todos los contenidos y conferencias
  • Y organizar reuniones con otros asistentes

Y por otra parte, permite al organizador:

  • Ofrecer itinerarios y servicios a la llegada al destino
  • Usar geo posicionamiento para ubicar salas de reuniones y zona comercial
  • Enviar información de patrocinadores y expositores a los asistentes
  • Y recibir feedback y votaciones en tiempo real
  •  Mandar invitaciones personalizadas

Uno de los grandes fenómenos que va a transformar la industria es el Big Data. ¿Pero que significa el Bid Data? En resumen y aplicado a las reuniones, consiste en la recogida, cruce y análisis de información profesional y personal de los asistentes a una reunión, que permita poder personalizar los servicios y mejorar su experiencia.

El análisis de toda esta información puede generar un perfil de comportamiento y de hábitos de consumo de los asistentes, que puede ser muy útil para:

  • conocer mejor a tu cliente
  • personalizar su experiencia
  • aumentar su satisfacción
  • y generar más ingresos

Por otro lado, la revolución digital ha permitido poder recolectar gran cantidad de información personal de nuestros clientes en Internet (perfiles en redes sociales, blogs o pertenencia a comunidades virtuales) y en otras fuentes (como uso de tarjetas de crédito, uso de dispositivos móviles, datos de geolocalización aportados por la propia App del evento o de otras aplicaciones del destino).

Por todo ello, en el futuro, los departamentos de marketing se tienen que volver departamentos de análisis de información. Es la vía más rápida para mejorar la experiencia de los clientes y para poder generar más dinero.

El internet de las cosas y el Big Data van a transformar las ciudades del futuro, ofreciendo a ciudadanos y turistas, mejores servicios e información, adaptados a sus gustos y necesidades. Es lo que se viene denominando las Smart Cities y las Smart Destinations.

Otra de las tendencias tecnológicas es el uso de software de gestión de reuniones, lo que se denomina SMM (del inglés Strategic Meeting Management) que permite coordinar todas las necesidades y la logística de una reunión o evento.

La tecnología también ha permitido implementar políticas de eficiencia energética y de control de emisiones de CO2, que  permitan desarrollar el evento de la forma más sostenible posible.

La otra gran revolución será la llegada de la robótica al turismo. En el futuro cercano, los robots llegaran a los eventos para ofrecer servicios como limpieza, seguridad o asistencia a personas con discapacidad (llevándolas de un lugar a otro). También se empiezan a ver robots en algunos hoteles para trasladar cosas a las habitaciones y en el futuro serán los que acrediten a la llegada a los eventos.

El componente humano

A pesar de todos estos avances tecnológicos y el crecimiento de las reuniones híbridas y 100% digitales, las reuniones tal y como las conocemos hoy en día, van a seguir existiendo Los seres humanos somos criaturas sociables y las relaciones interpersonales son muy importantes para la generación de conocimiento y de oportunidades comerciales.

Por tanto, todo este enfoque en la tecnología no nos puede hacer olvidar a las personas. Hay que hacer un balance entre la alta tecnología y el alto “contacto”. No se puede perder la parte social, que es muy importante en las reuniones.

Articulo escrito por Raúl García López

Director de Aprende de Turismo, la plataforma de capacitación online sobre turismo, dirigida a profesionales del sector turístico.

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Inteligencia empresarial aplicada a eventos corporativos

Posted by on Abr 17, 2015 in Formativa | 0 comments

El Business Intelligence (BI), o inteligencia empresarial, es un concepto que las empresas tienen cada vez más en cuenta en su gestión de procesos. Consiste en administrar y conseguir información de calidad a las personas responsables de la toma de decisiones en la compañía, para lograr ventajas competitivas gracias a esos datos y al conocimiento que generan. Este concepto también es aplicable a la gestión de eventos corporativos. Te explicamos cómo aumentar la eficiencia de su gestión gracias al BI.

 

En el ámbito empresarial, como en cualquier otro, el conocimiento es poder. Pero un primer punto fundamental a tener en cuenta para poder aplicar técnicas de Business Intelligence sobre los gastos de eventos corporativos es la calidad de los datos. Nos referimos a ser capaz de analizar los gastos de forma que permitan responder a las preguntas que la empresa se plantea. Es lo que en inglés se conoce como actionable data, o lo que es lo mismo, datos sobre los que se pueda actuar para decidir tomar un curso de acción.

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En la gestión de los gastos de eventos de empresa a menudo se carece de información suficiente para ponerlos en contexto. Esto es porque está enfocado como un proceso puramente operativo, sin tener en cuenta otros factores.

 

Sin embargo, es interesante ir más allá y enfocar este proceso con una óptica más profunda. Recoger más información de cada gasto hará posible detectar oportunidades de mejora y ahorro para la gestión de eventos corporativos. Los datos pueden obtenerse de dos fuentes fundamentales: el contexto del gasto y el justificante del mismo. Para eso existen muchas herramientas hoy en día que permiten recopilar esta información, para que se pueda dar una generación de conocimiento que mejore el proceso de toma de decisiones.

 

¿Cómo se procede a transformar la información en una mejoría de las decisiones de la empresa respecto a los eventos corporativos?

 

Pongamos por ejemplo la organización de una jornada técnica sobre un sector en particular. El proceso tiene que constar de varias fases. En primer lugar se tiene que definir los objetivos. Éstos tienen que ser:

  • Concretos. Por ejemplo, “conseguir 15 nuevos contactos comerciales de calidad”, y no solamente “conseguir contactos comerciales”
  • Exhaustivos. Siguiendo el ejemplo anterior, ¿qué se entiende por contacto de calidad?, ¿qué información necesitamos de cada contactos?
  • Realistas. ¿Realmente es posible conseguir estos 15 nuevos contactos, o es una cifra inalcanzable?
  • Cuantificables. Tiene que ser un objetivo medible, para poder hacer un seguimiento de su persecución.

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Con los objetivos correctamente definidos, procederemos a formar equipos de trabajo, con los profesionales adecuados, que sean expertos en los departamentos o áreas a mejorar. Siguiendo el ejemplo, el equipo que se encargue de la logística que la jornada técnica tendrá que analizar si el lugar elegido para el evento es adecuado, ni demasiado grande ni demasiado pequeño, si las instalaciones cubren sus necesidades, si tienen que contratar servicios adicionales como catering o alquiler de equipos de sonido, etc. Para todo esto, el equipo se apoyará en los objetivos definidos, pero también en los datos recabados, por ejemplo sobre otros eventos organizados anteriormente, sobre las necesidades o limitaciones de la empresa, sobre los asistentes, etc.

Así, se habrá transformado los datos en información de calidad, que permita tomar las decisiones correctas para optimizar la organización del evento. Las propuestas tienen que seguir un proceso de validación, pero también de seguimiento. Como hemos comentado anteriormente, si no se puede analizar el resultado de poco habrá servido todo este proceso de inteligencia empresarial, puesto que no sabremos el alcance de las mejoras producidas. Además, estos datos se podrán incorporar en otros procesos de inteligencia empresarial, como la organización de futuros eventos.

 

En cuanto a los viajes corporativos, inherentes a la organización de eventos corporativos, puedes consultar este informe gratuito realizado por Captio, sobre los ejes analíticos más frecuentes en el ámbito de los gastos de viajes de empresa, donde se detallan los principales errores que se pueden cometer en la gestión de gastos en relación a Business Intelligence, y cómo evitar y solucionar estos errores.

Myriam Zanatta (Content Strategist de Captio)

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Aplicaciones Tecnológicas para el sector turístico – Invattur

Posted by on Mar 12, 2015 in Formativa | 0 comments

Ayer Miércoles 11/03/15 tuvimos la oportunidad de presentar en INVATTUR  durante la jornada “Aplicaciones tecnológicas para el sector turístico“ nuestra startup Bookmeetings, 1ª Plataforma de reserva online de salas de reunión en hoteles y espacios singulares, para entrevistas de trabajo, reuniones de trabajo, formaciones, casting,.., Patricia Richart, co-fundadora de Bookmeetings fue la encargada de presentar la plataforma a los hoteleros y empresas del sector interesados.

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Claves para una gestión de gastos de eventos de empresa más eficiente

Posted by on Mar 10, 2015 in Formativa | 0 comments

Los eventos de empresa, sean del tipo que sean, implican una gran cantidad de gastos de todo tipo. Por esto, una gestión eficiente de estos gastos puede suponer un ahorro considerable para las empresas. A continuación te presentamos algunas de las claves para lograr una mejor gestión de los gastos de eventos de empresa:

Definir exhaustivamente el evento

Antes de ponerse manos a la obra con la organización de la reunión, conferencia, jornada o evento corporativo del tipo que sea, es importante no tener demasiadas prisas y dedicar el tiempo suficiente a la planificación. Para ello se tendrá en cuenta múltiples factores: el tipo de evento, la duración, la fecha, la gente que tiene que asistir, el material o mobiliario necesario, si hará falta algún proveedor externo como un catering o un servicio de transporte… Todo para que sea lo más detallado y concreto posible. Esto nos servirá para tener una idea mucho más clara de las necesidades del evento, para no tener gastos de última hora o sobrecostes.

La elección de las instalaciones y los proveedores

Si se tiene claro cómo tiene que ser el evento, entonces se dispondrá de una lista de criterios o características que tenga que tener el espacio donde queremos realizar el evento. Necesidad de aparcamiento o no, o bien cercanía al transporte público, capacidad máxima y mínima, disponibilidad de WIFI, equipo de audio, proyectores y pantallas y otro tipo de requisitos técnicos, mobiliario… Este es quizás una de las claves más importantes para conseguir ahorrar sin perder calidad. Lo mismo se puede aplicar a los demás proveedores. Una elección concienzuda de los proveedores necesarios para el evento puede suponer un gran ahorro sin tener que renunciar a la calidad.

Nada de última hora

Normalmente, si empezamos a preparar el evento con suficiente antelación tendremos más instalaciones y proveedores disponibles puesto que estarán aún libres. Además así tendremos más tiempo para buscar y comparar precios, incluso para aprovechar las fluctuaciones de precios que se puedan dar o encontrar ofertas. Además, esto también te permitirá decidir mejor la fecha. Si tu evento corporativo coincide con fechas señaladas o con otros grandes eventos que se den en tu ciudad, ya sean deportivos, culturales o también corporativos, puedes tener problemas para encontrar los servicios y las instalaciones que necesites, y lo que puedas encontrar tendrá un precio considerablemente más elevado de lo habitual.

No olvidar los gastos de viaje

Siempre suelen haber gastos asociados a la celebración de eventos, que no son del evento en sí pero están íntimamente relacionados. Los más habituales suelen ser los gastos de viaje, como el desplazamiento, ya sea con tren, taxi, coche propio o de alquiler, etc., o el alojamiento. Si lo tenemos en cuenta en la planificación, también podemos buscar mejores opciones tanto por precio como por calidad. Para saber más sobre la gestión eficiente de los gastos de viaje, descarga esta guía gratuita realizada por Captio.

Tener en cuenta el ROI

Los eventos suponen un gasto, pero también aportan beneficios, ya sea de forma directa (nuevos clientes, nuevos contactos…) o indirecta (publicidad, visibilidad de la marca…). Y como dice una famosa cita de origen incierto, “lo que no se mide no se puede gestionar”. Por eso es importante calcular no solamente el coste del evento, sino también el retorno que ha supuesto para la empresa. Eso será de gran ayuda en la gestión y organización de futuros eventos, para calibrar y valorar si se tiene que destinar más presupuesto o menos al evento en general, a alguna partida en particular, cambiar o mejorar la forma de organización, recurrir a los mismos proveedores o a alguno nuevo, etc.

People at the conference

Myriam Zanatta (Content Strategist de Captio)

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Participacion en Jornada «Aplicaciones Tecnológicas para el sector turistico» en INVATTUR

Posted by on Feb 26, 2015 in Formativa | 0 comments

El próximo Miércoles 11 de Marzo a las 09:15, tendrá lugar en INVATTUR  la jornada «Aplicaciones tecnológicas para el sector turístico«, donde Patricia Richart, co-fundadora de Bookmeetings presentará la plataforma de reservas online de Salas a los hoteleros y empresas del sector interesados.

En la jornada se presentarán diferentes herramientas tecnológicas dirigidas a mejorar aspectos como la especialización, las reservas online, la apertura de puertas en hoteles, la conexión entre hosteleros y clientes, el ahorro energético o la comunicación en hoteles.

Jornada Aplicaciones Tecnologicas para el Sector Turistico

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