Es normal creer que desarrollar una App es solo conveniente para congresos masivos o jornadas de gran envergadura. Pero, porque no utilizar una App en las cotidianas reuniones de trabajo?

Os detallamos cuales son las ventajas que puede brindarnos contar con una APP en nuestras reuniones de trabajo cotidianas:

1) Planificación: no hay nada más importante dentro de una empresa que optimizar el tiempo en las reuniones, más aún cuando se convoca a participar de la misma a gerentes o altos directivos que han destinado parte de su agenda a nuestro encuentro. Contar con una App permitirá definir el esquema de actividades de la reunión, brindar una breve descripción de los temas que se abordarán e indicar quiénes serán los responsables de llevarlos a cabo. Esta información, brindará a los participantes un resumen anticipado de los temas que se tratarán y a cargo de quién estará, minimizando el tiempo destinado a las introducciones y presentaciones personales.

2) Compartir material:«quién esté interesado anote su email en esta hoja y luego les envío la presentación» ó «mañana sin falta les enviaré un correo a cada uno con la presentación»…son frases que escuchamos habitualmente después de una reunión de trabajo. Compartir material para descarga de los temas tratados en una reunión, es algo que debe ser resuelto en el mismo momento o incluso antes que se lleve a cabo. A través de una App los responsables pueden compartir las presentaciones, material complementario, videos, etc. ¿Qué mejor manera de sacar mayor provecho a una reunión que conociendo de antemano qué temas se tratarán?

3) Ubicación: no siempre las reuniones de trabajo se llevan a cabo en las mismas oficinas. Es cada vez más común que eventualmente los encuentros sean en las afueras de las ciudades, en hoteles para reuniones, centros de negocios o espacios singulares. ¿Cómo indicarles a los asistentes dónde será la reunión ? Una APP les permitirá conocer la locación del lugar del evento corporativo. Tenerla disponible en su Smartphone, sin necesidad de buscar el email del responsable de la reunion, resoliendo muchos problemas a la hora de coger un taxi, el bus o bien conducir hasta el destino.

4) Notas: ya con la reunión en curso, una APP funciona como un cuaderno de notas, donde se podrán realizar anotaciones separadas por actividad o charla, que luego serán descargadas o exportadas al portatil, Tablet o Smartphone como texto, simplificando la creación de notas de reunión o recordatorios personales. Lleva contigo solo tu smartphone o tablet.

5) Votaciones: no todas las reuniones de trabajo son iguales, y algunas de ellas buscan definir temas y tomar decisiones. Otra facilidad que puede brindarnos una App es la de dirimir en una votación la resolución de un conflicto u optar entre diferentes propuestas. Pudiendo ser las votaciones anónimas o nombradas según lo que se busque, obtendremos el resultado en tiempo real para fomentar el debate al instante. Esta facilidad es muy utilizada como disparador de temas o para reuniones orientadas a “brainstorming”.

6) Contactos: personas de diferentes sectores de la empresa, proveedores, socios, clientes, son convocadas a nuestra reunión de trabajo. Personas desconocidas entre ellas, generarán los siguientes diálogos: «le dejo mi tarjeta«, «tome nota de mi correo electrónico«, «mi número de teléfono es….«. ¡No más! Una App nos facilita el Networking y el intercambio de tarjetas personales. Defines un perfil (nombre, correo electrónico, número telefónico, empresa, cargo, etc.) y lo compartes mediante la App con los contactos que desees sin dar lugar al error ni a al extravío de las tarjetas.

7) Feedback: si eres quien convocó la reunión, podrás obtener un feedback por parte de los participantes sobre el desarrollo de la reunión. Un App permitirá confeccionar una encuesta que podrá ser respondida por los participantes y evaluada por el organizador.

Estas son solo algunas de las ventajas que puede brindarnos utilizar una App en nuestras reuniones de trabajo. La flexibilidad para adaptarse a distintas mecánicas de trabajo es lo que nos motiva a pensar que una App potencia y ayuda a alcanzar los objetivos de una reunión, optimizando los tiempos de preparación, ejecución y de logro de resultados, que es, en definitiva, el único fin buscado en una reunión de trabajo.

Guillermo Bustelo y Rodrigo Micieli (CEO y CMO de Kronos)

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