Buenas razones para celebrar la reunión

¿Es necesaria realmente esta reunión? Básicamente hay dos buenas razones para celebrar una reunión: compartir información y resolver problemas.

  • Compartir información: para explicar un plan o programa, para comunicar a un equipo un nuevo proyecto, para informar sobre logros alcanzados, obtener apoyo a una idea.
  • Resolución de problemas: es necesario definir o resolver un problema, necesita consejo para una decisión.

Participantes adecuados

Las personas que deben acudir son aquellas que necesitan saber o pueden aportar con sus conocimientos. Los demás no deben ser invitados. Olvida el pensamiento “cuantos más mejor”, porque la cortesía, a veces, ocasiona una masificación que da como resultado “cuantos más, peor”.

Una buena sala

El tamaño es importante. La situación es importante, busca una sala que se adapte a las necesidades reales de cada caso, grandes salas para grandes auditorios, y a la inversa, pequeñas salas para pequeños grupos.

Un buen material

Hay tres reglas básicas a la hora de seleccionar el material. Primero tiene que ser compatible con cualquier tipo de medio visual, segundo tiene que estar disponible, y en tercer lugar tiene que funcionar. Por favor comprueba que funciona!

Buenos medios visuales

Las personas retenemos sólo el 10% de lo que escuchamos, y el 50% de lo que escuchan y ven al mismo tiempo. Por ello es fundamental el uso de medios visuales en todas tus reuniones.

Las técnicas

Los buenos presentadores de reuniones no nacen, se hacen.

 

Fuente: www.paradores.es

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