¿Por qué usar una APP para reuniones de trabajo ?

Posted by on Mar 31, 2015 in Corporativa | 0 comments

Es normal creer que desarrollar una App es solo conveniente para congresos masivos o jornadas de gran envergadura. Pero, porque no utilizar una App en las cotidianas reuniones de trabajo?

Os detallamos cuales son las ventajas que puede brindarnos contar con una APP en nuestras reuniones de trabajo cotidianas:

1) Planificación: no hay nada más importante dentro de una empresa que optimizar el tiempo en las reuniones, más aún cuando se convoca a participar de la misma a gerentes o altos directivos que han destinado parte de su agenda a nuestro encuentro. Contar con una App permitirá definir el esquema de actividades de la reunión, brindar una breve descripción de los temas que se abordarán e indicar quiénes serán los responsables de llevarlos a cabo. Esta información, brindará a los participantes un resumen anticipado de los temas que se tratarán y a cargo de quién estará, minimizando el tiempo destinado a las introducciones y presentaciones personales.

2) Compartir material:“quién esté interesado anote su email en esta hoja y luego les envío la presentación” ó “mañana sin falta les enviaré un correo a cada uno con la presentación”…son frases que escuchamos habitualmente después de una reunión de trabajo. Compartir material para descarga de los temas tratados en una reunión, es algo que debe ser resuelto en el mismo momento o incluso antes que se lleve a cabo. A través de una App los responsables pueden compartir las presentaciones, material complementario, videos, etc. ¿Qué mejor manera de sacar mayor provecho a una reunión que conociendo de antemano qué temas se tratarán?

3) Ubicación: no siempre las reuniones de trabajo se llevan a cabo en las mismas oficinas. Es cada vez más común que eventualmente los encuentros sean en las afueras de las ciudades, en hoteles para reuniones, centros de negocios o espacios singulares. ¿Cómo indicarles a los asistentes dónde será la reunión ? Una APP les permitirá conocer la locación del lugar del evento corporativo. Tenerla disponible en su Smartphone, sin necesidad de buscar el email del responsable de la reunion, resoliendo muchos problemas a la hora de coger un taxi, el bus o bien conducir hasta el destino.

4) Notas: ya con la reunión en curso, una APP funciona como un cuaderno de notas, donde se podrán realizar anotaciones separadas por actividad o charla, que luego serán descargadas o exportadas al portatil, Tablet o Smartphone como texto, simplificando la creación de notas de reunión o recordatorios personales. Lleva contigo solo tu smartphone o tablet.

5) Votaciones: no todas las reuniones de trabajo son iguales, y algunas de ellas buscan definir temas y tomar decisiones. Otra facilidad que puede brindarnos una App es la de dirimir en una votación la resolución de un conflicto u optar entre diferentes propuestas. Pudiendo ser las votaciones anónimas o nombradas según lo que se busque, obtendremos el resultado en tiempo real para fomentar el debate al instante. Esta facilidad es muy utilizada como disparador de temas o para reuniones orientadas a “brainstorming”.

6) Contactos: personas de diferentes sectores de la empresa, proveedores, socios, clientes, son convocadas a nuestra reunión de trabajo. Personas desconocidas entre ellas, generarán los siguientes diálogos: “le dejo mi tarjeta“, “tome nota de mi correo electrónico“, “mi número de teléfono es….“. ¡No más! Una App nos facilita el Networking y el intercambio de tarjetas personales. Defines un perfil (nombre, correo electrónico, número telefónico, empresa, cargo, etc.) y lo compartes mediante la App con los contactos que desees sin dar lugar al error ni a al extravío de las tarjetas.

7) Feedback: si eres quien convocó la reunión, podrás obtener un feedback por parte de los participantes sobre el desarrollo de la reunión. Un App permitirá confeccionar una encuesta que podrá ser respondida por los participantes y evaluada por el organizador.

Estas son solo algunas de las ventajas que puede brindarnos utilizar una App en nuestras reuniones de trabajo. La flexibilidad para adaptarse a distintas mecánicas de trabajo es lo que nos motiva a pensar que una App potencia y ayuda a alcanzar los objetivos de una reunión, optimizando los tiempos de preparación, ejecución y de logro de resultados, que es, en definitiva, el único fin buscado en una reunión de trabajo.

Guillermo Bustelo y Rodrigo Micieli (CEO y CMO de Kronos)

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¿Qué puede aportar un espacio singular a tu evento corporativo?

Posted by on Mar 30, 2015 in Hoteles para reuniones, Uncategorized | 0 comments

Los responsables de organizar las reuniones de empresa, formaciones,.. siempre suelen reservar salas de reunión en hoteles, por desconocer de otras alternativas igual de útiles, como pueden ser centros de negocios, salas polivalentes,..

Cada vez es mas habitual buscar espacios diferentes, siempre y cuando cumplan con los requisitos requeridos para el evento corporativo.

Los asistentes recuerdan los sitios donde van, aprovecha esto para que tu evento sea único !

En Bookmeetings puedes reservar online sala de reuniones en centros de negocios, villas universitarias,.., donde tus eventos de empresa serán todo un éxito, os dejamos varias opciones:

ALICANTE

Centro de Negocios Alicante:  Reuniones y eventos de empresa en el Puerto Deportivo de la ciudad de Alicante.

Villa Universitaria Alicante, Reuniones a pocos metros de la Universidad de Alicante.

MURCIA

Marla Center, Salas pensadas para adaptarse a cualquier tipo de evento profesional en Murcia

MADRID

Busining La Finca, Todos los espacios y servicios necesarios para desarrollar la actividad empresarial en el Parque Empresarial “La Finca”, uno de los más exclusivos de Europa,  a 20 minutos del Distrito Financiero de Madrid.

 

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Aplicaciones Tecnológicas para el sector turístico – Invattur

Posted by on Mar 12, 2015 in Formativa | 0 comments

Ayer Miércoles 11/03/15 tuvimos la oportunidad de presentar en INVATTUR  durante la jornada “Aplicaciones tecnológicas para el sector turístico“ nuestra startup Bookmeetings, 1ª Plataforma de reserva online de salas de reunión en hoteles y espacios singulares, para entrevistas de trabajo, reuniones de trabajo, formaciones, casting,.., Patricia Richart, co-fundadora de Bookmeetings fue la encargada de presentar la plataforma a los hoteleros y empresas del sector interesados.

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Claves para una gestión de gastos de eventos de empresa más eficiente

Posted by on Mar 10, 2015 in Formativa | 0 comments

Los eventos de empresa, sean del tipo que sean, implican una gran cantidad de gastos de todo tipo. Por esto, una gestión eficiente de estos gastos puede suponer un ahorro considerable para las empresas. A continuación te presentamos algunas de las claves para lograr una mejor gestión de los gastos de eventos de empresa:

Definir exhaustivamente el evento

Antes de ponerse manos a la obra con la organización de la reunión, conferencia, jornada o evento corporativo del tipo que sea, es importante no tener demasiadas prisas y dedicar el tiempo suficiente a la planificación. Para ello se tendrá en cuenta múltiples factores: el tipo de evento, la duración, la fecha, la gente que tiene que asistir, el material o mobiliario necesario, si hará falta algún proveedor externo como un catering o un servicio de transporte… Todo para que sea lo más detallado y concreto posible. Esto nos servirá para tener una idea mucho más clara de las necesidades del evento, para no tener gastos de última hora o sobrecostes.

La elección de las instalaciones y los proveedores

Si se tiene claro cómo tiene que ser el evento, entonces se dispondrá de una lista de criterios o características que tenga que tener el espacio donde queremos realizar el evento. Necesidad de aparcamiento o no, o bien cercanía al transporte público, capacidad máxima y mínima, disponibilidad de WIFI, equipo de audio, proyectores y pantallas y otro tipo de requisitos técnicos, mobiliario… Este es quizás una de las claves más importantes para conseguir ahorrar sin perder calidad. Lo mismo se puede aplicar a los demás proveedores. Una elección concienzuda de los proveedores necesarios para el evento puede suponer un gran ahorro sin tener que renunciar a la calidad.

Nada de última hora

Normalmente, si empezamos a preparar el evento con suficiente antelación tendremos más instalaciones y proveedores disponibles puesto que estarán aún libres. Además así tendremos más tiempo para buscar y comparar precios, incluso para aprovechar las fluctuaciones de precios que se puedan dar o encontrar ofertas. Además, esto también te permitirá decidir mejor la fecha. Si tu evento corporativo coincide con fechas señaladas o con otros grandes eventos que se den en tu ciudad, ya sean deportivos, culturales o también corporativos, puedes tener problemas para encontrar los servicios y las instalaciones que necesites, y lo que puedas encontrar tendrá un precio considerablemente más elevado de lo habitual.

No olvidar los gastos de viaje

Siempre suelen haber gastos asociados a la celebración de eventos, que no son del evento en sí pero están íntimamente relacionados. Los más habituales suelen ser los gastos de viaje, como el desplazamiento, ya sea con tren, taxi, coche propio o de alquiler, etc., o el alojamiento. Si lo tenemos en cuenta en la planificación, también podemos buscar mejores opciones tanto por precio como por calidad. Para saber más sobre la gestión eficiente de los gastos de viaje, descarga esta guía gratuita realizada por Captio.

Tener en cuenta el ROI

Los eventos suponen un gasto, pero también aportan beneficios, ya sea de forma directa (nuevos clientes, nuevos contactos…) o indirecta (publicidad, visibilidad de la marca…). Y como dice una famosa cita de origen incierto, “lo que no se mide no se puede gestionar”. Por eso es importante calcular no solamente el coste del evento, sino también el retorno que ha supuesto para la empresa. Eso será de gran ayuda en la gestión y organización de futuros eventos, para calibrar y valorar si se tiene que destinar más presupuesto o menos al evento en general, a alguna partida en particular, cambiar o mejorar la forma de organización, recurrir a los mismos proveedores o a alguno nuevo, etc.

People at the conference

Myriam Zanatta (Content Strategist de Captio)

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